IT-Outsourcing für KMU:
Alles was Sie wissen müssen
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Oft wird diese Verantwortung nebenbei von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter aus einer anderen Funktion übernommen. Diese Lösung funktioniert eine Zeit lang gut, stösst jedoch mit wachsender Unternehmensgrösse und steigender Komplexität zunehmend an ihre Grenzen.
Spätestens dann stellen sich viele Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer die Frage: Wie organisieren wir unsere Firmen-IT künftig? Intern oder mit einem externen Partner?
Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie Ihre IT auslagern können, welche Bereiche sich dafür eignen und wann sich der Schritt für IhrUnternehmen wirklich lohnt. Sie erhalten ausserdem einen Überblick über die gängigen Outsourcing-Modelle, den Ablauf einer möglichen Zusammenarbeit sowie einen direkten Kostenvergleich zwischen interner IT und externem IT-Partner.
Was bedeutet IT-Outsourcing konkret?
IT-Outsourcing bedeutet, dass Sie IT-Aufgaben, die bisher intern erledigt wurden, ganz oder teilweise an einen externen IT-Dienstleister, wie z.B. Cloudpartner AG übertragen. Dies kann den gesamten IT-Betrieb betreffen oder einzelne Bereiche wie Helpdesk, Datensicherung oder IT-Sicherheit.
Die Gründe für IT-Outsourcing sind vielfältig: Unternehmen möchten ihre IT professioneller aufstellen, Fachkräftemangel überbrücken, Ausfallrisiken reduzieren oder von spezialisiertem Know-how profitieren. Gleichzeitig schaffen sie mehr Freiraum, damit sich Mitarbeitende auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und mehr Energie für das Kerngeschäft bleibt.
IT-Outsourcing ist dabei kein Alles-oder-nichts-Entscheid. Viele KMU beginnen gezielt mit einzelnen Bereichen, etwa mit Backup oder Cybersecurity, und erweitern die Zusammenarbeit schrittweise. So lässt sich Outsourcing flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und mit überschaubarem Risiko einführen.
Was kann ein KMU konkret auslagern?
Viele KMU denken beim Thema Outsourcing in Extremen: entweder alles behalten oder alles abgeben. Die Realität ist flexibler. Hier die typischen Bereiche, die sich für KMU zur Auslagerung eignen:
Helpdesk / Support
Erste Anlaufstelle für IT-Probleme der Mitarbeitenden. Schnelle Reaktionszeiten, ohne dass intern jemand ständig verfügbar sein muss.
Server & Netzwerk
Betrieb, Wartung und Monitoring der Serverinfrastruktur, lokal oder in der Cloud. Proaktiv statt reaktiv.
Microsoft 365-Betreuung
Lizenzverwaltung, Konfiguration, Updates, Teams-Einrichtung und laufende Betreuung der gesamten M365-Umgebung.
Backup / Datensicherung
Automatische, geprüfte Backups mit klaren Wiederherstellungszeiten. Einer der häufigsten Schwachpunkte in KMU, aber einer der einfachsten zum Auslagern.
IT-Sicherheit
Antivirus, Firewall, Benutzerrechte, Phishing-Schutz, Sicherheits-Monitoring. Zu komplex um es nebenbei zu erledigen und zu wichtig, um es zu vernachlässigen.
Cloud-Management
Betrieb, Überwachung und Optimierung Ihrer Cloud-Infrastruktur sowie von Microsoft 365- bzw. Azure-basierten Lösungen.
Arbeitsplatzverwaltung
Einrichtung, Updates und Verwaltung aller Endgeräte wie PCs, Laptops, Mobilgeräte etc. Neue Mitarbeitende sind in kürzester Zeit arbeitsfähig.
IT-Strategie & Beratung
Langfristige IT-Planung, Budgetierung, Technologieentscheide. Ein erfahrener Partner denkt mit und verhindert teure Fehlentscheide.
Wann lohnt sich IT-Outsourcing und wann nicht?
- Keine internen IT-Ressourcen vorhanden sind
- IT-Ausfälle das Geschäft direkt beeinträchtigen
- IT-Fachkräfte schwer zu finden oder zu halten sind
- Digitalisierungsprojekte temporären Expertenbedarf erzeugen
- Kosten planbar und kalkulierbar sein müssen
- 5–250 Mitarbeitende, ohne eigene IT-Abteilung
- Das Unternehmen 1–3 Personen hat (Support nach Bedarf reicht)
- Sehr branchenspezifische Eigensysteme betrieben werden
- Vollständige interne Kontrolle zwingend erforderlich ist
- Bereits eine eigene grosse IT-Abteilung mit diversen Experten vorhanden ist
Für die Mehrheit der Schweizer KMU lohnt sich Outsourcing fast immer. Dabei geht es nicht um die Frage, ob Sie outsourcen, sondern wie viel Sie intern weiterhin selbst koordinieren möchten. Wie viel das ist, hängt vor allem von Ihrer Unternehmensgrösse ab:
| Grösse | Interne Rolle | Zeitaufwand intern | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| 5–50 MA | Ansprechperson für Freigaben (GL, CFO oder Admin) | ca. 1–2 Std./Woche | ✅ Outsourcing: Partner übernimmt die gesamte operative IT |
| 50–120 MA | IT-affine Koordinationsperson | 20–30% Pensum | ✅ Outsourcing: intern koordiniert, Partner liefert die Facharbeit |
| 120–250 MA | IT-affine Koordinationsperson | ca. 50% Pensum | ✅ Outsourcing: intern koordiniert, Partner liefert die Facharbeit |
| 250+ MA | Eigene IT-Abteilung | Vollzeit-Team | ⚠️ Eigene IT-Abteilung sinnvoller, ggf. ergänzt durch Partner für Security/Cloud |
Welche IT-Outsourcing Modelle gibt es?
IT-Outsourcing ist nicht gleich IT-Outsourcing. In der Praxis unterscheiden sich die Modelle vor allem darin, wann ein IT-Dienstleister aktiv wird und welche Leistungen bereits im Voraus erbracht werden. Grundsätzlich haben sich zwei Betreuungsmodelle etabliert.
Bei diesem Modell erhalten Sie IT-Support, sobald Sie ihn brauchen: Sie melden ein Problem, eine Störung oder einen Notfall, und der Dienstleister reagiert und behebt es. Abgerechnet wird nach Aufwand, meist pro Stunde oder Einsatz. Das funktioniert gut für punktuelle Anfragen. Was dabei fehlt, ist alles, was zwischen den Anfragen passiert: die laufende Wartung, das Einspielen von Updates und das frühzeitige Erkennen von Problemen, bevor Sie sie selbst bemerken. Die eigentlichen Kosten entstehen durch Ausfallzeiten und Folgeschäden, nicht durch die Rechnung des Technikers.
Bei diesem Modell, auch Managed Service Provider (MSP) genannt, sind die zentralen Bausteine Ihrer IT als eigene Services abgedeckt und über eine Pauschale abgerechnet, z.B. laufendes Monitoring Ihrer Systeme, die Betreuung Ihres Netzwerks, Ihrer Microsoft-365-Umgebung oder Ihres Virenschutzes. Darin enthalten sind Wartung, Updates und die frühzeitige Erkennung von Problemen, unabhängig davon, ob gerade eine Störung vorliegt. Braucht eine Mitarbeiterin darüber hinaus Support, etwa bei einem konkreten Problem, wird dieser wie gewohnt nach Aufwand abgerechnet, kommt dank der laufenden Betreuung im Hintergrund aber deutlich seltener vor.
Unabhängig vom gewählten Betreuungsmodell bleibt im Unternehmen eine Ansprechperson erforderlich. Sie koordiniert die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner, trifft Entscheidungen und erteilt Freigaben, übernimmt jedoch keine operativen IT-Aufgaben. Diese Rolle liegt häufig bei der Geschäftsleitung oder einer administrativen Fachperson und beansprucht in kleineren Unternehmen meist nur ein bis zwei Stunden pro Woche.
Mit zunehmender Unternehmensgrösse steigt auch der Koordinationsaufwand. Deshalb lohnt es sich, genügend interne Kapazität für die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner einzuplanen. Eine klar definierte Zuständigkeit mit einem realistischen Zeitbudget schafft Transparenz und bildet die Grundlage für eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit..
Wie funktioniert IT-Outsourcing konkret?
Der Wechsel zu einem externen IT-Partner ist meist einfacher, als viele Unternehmen vermuten. Ein strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass der Übergang ohne unnötige Unterbrüche gelingt. Typischerweise läuft ein IT-Outsourcing in den folgenden Schritten ab:
Kostenvergleich für ein KMU mit 50 Mitarbeitenden
Für Unternehmen stellt sich die Frage nach den IT-Outsourcing Kosten im Vergleich zur eigenen IT-Fachperson: Welche Lösung ist wirtschaftlicher?
Ein KMU mit rund 50 Mitarbeitenden benötigt in der Regel mindestens eine IT-Fachperson mit einem 100%-Pensum. Einschliesslich Sozialleistungen, Weiterbildung und den erforderlichen IT-Tools entstehen dafür jährliche Kosten von rund CHF 120’000 bis 155’000.
Mit den Kosten allein ist es jedoch nicht getan. Eine einzelne Person kann selten alle Bereiche wie z.B. Cybersecurity, Backup, Cloud bis hin zum Support gleichermassen kompetent abdecken. Zudem entsteht eine starke Abhängigkeit: Fällt diese Person wegen Ferien, Krankheit oder einer Kündigung aus, fehlt häufig das notwendige Know-how.
Das Fazit: Bei einem KMU mit 50 Mitarbeitenden ist IT-Outsourcing im Durchschnitt rund 30 % günstiger als eine eigene IT-Stelle. Doch selbst wenn sich die Kosten annähern, bietet ein externer IT-Partner meist ein höheres Service-Level: Ein ganzes Team mit unterschiedlichen Fachkompetenzen, proaktives Monitoring, garantierte Reaktionszeiten und Stellvertretungen lassen sich mit einer einzelnen internen IT-Fachperson kaum realisieren.
Eigene IT-Abteilung vs. IT-Outsourcing auf einen Blick
| Kriterium | Eigene IT-Abteilung | IT-Outsourcing |
|---|---|---|
| Jahreskosten (50 MA) | CHF 120–155k | CHF 75–110k |
| Wissensbasis | ❌ Wissensinsel | ✅ Komplettes Expertenteam |
| Spezialistenwissen | ❌ Generalist | ✅ Via Partner |
| Backup bei Ausfall | ❌ Keiner | ✅ Team übernimmt |
| Interne Nähe | ✅ Maximal | ✅ Skaliert mit Unternehmensgrösse |
| Empfohlen für | 250+ Mitarbeitende | 5–250 Mitarbeitende |
Die oben aufgeführten Zahlen sind eindeutig, doch am Ende zählt nicht nur, was ein Modell kostet, sondern was es Ihnen zurückgibt: Zeit, Sicherheit und den Kopf frei für Ihr eigentliches Geschäft zu haben. Denn im Kern bedeutet IT-Outsourcing, dass Sie sich nicht mehr allein auf eine einzelne Person verlassen müssen, sondern auf ein ganzes Team an Fachwissen, zu einem Teil der Kosten und des Risikos.
IT-Outsourcing ist keine technische, sondern eine unternehmerische Entscheidung.
Es geht nicht darum, ob Sie sich eine eigene IT-Fachperson leisten können, sondern ob eine einzelne Person die richtige Antwort auf die Anforderungen ist, die moderne IT heute stellt. Cybersecurity, Backup, Cloud, Support: Das sind mittlerweile eigene Fachgebiete, die kaum noch eine Person allein kompetent abdecken kann.
Deshalb lohnt sich für die meisten KMU ein externer Partner: nicht nur wegen der Kosten, sondern weil ein Team mit verteiltem Fachwissen ein realistischeres Sicherheitsniveau bietet als eine einzelne interne Stelle. Wie viel Sie dabei intern koordinieren und wie viel Sie abgeben, lässt sich schrittweise klären, am besten in einem ersten unverbindlichen Gespräch.
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